برای موفقیت یک پروژه ،طراح و کارفرما باید به درک مشترکی از قراردادها ،دستمزدها و فرایند طراحی برسند که در پروژه های بزرگ ،مدیر پروژه مسئولیت هماهنگی این بخش از کار را به عهده می گیرد .در پروژه های کوچکتر ،طراح هردو مسئولیت طراحی و مدیریت پروژه را می پذیرد .بار مسائل مدیریتی معمولا در ابتدای پروژه است اما برای اطمینان از هماهنگی بین دستمزد ها ،برنامه زمان بندی و قراردادها ،مدیر پروژه باید در تمام طول پروژه حضور داشته باشد.
قراردادهای طراحی داخلی
اولین قدم در اغاز پروژه ،امضای قرارداد میان کارفرما و طراح است .در حالت بهینه قرارداد با تعریف دامنه فعالیت، شرایط ،فرضیات، استثناها، مدت‌زمان و واژگان پروژه به شیوه ای تنظیم میشود که دامنه فعالیت ها را به وظایف مشخص طراحی تقسیم و در مورد آن ها تصمیم گیری کند ،مانند تعداد جلسات، تعداد رندر ها یا اندازه صفحه های ارائه کار .قرار داد علاوه بر مشخص کردن دامنه فعالیت ها باید شامل فهرستی از شرایط که دربرگیرنده محدودیت های وضع شده در دامنه کار نیز باشد .یک شرط معمول می تواند دستمزد پروژه که میتواند براساس هزینه مشخصی برای واحد سطح و یا دستمزد پروژه براساس یک طراحی با زمان مشخص باشد.تهیه فهرستی از وظایف ،مانع بروز سوتفاهم خواهد شد ،مثلا نقشه های اتوکدی منطبق بر اجرا توسط مالک تهیه میشود یا پروژه در دوبخش اجرایی فازبندی میشود .تهیه فهرستی از استثناها ی قرارداد نیز به همان اندازه اهمیت دارد مانند برداشت نقشه فضای داخلی در قرارداد نیست یا انتخاب مبلمان بخشی از قرار داد نیست .این به مشخص شدن موضوع ها و مشاوره هایی که طراح مسولیتی در قبال انها ندارد ،کمک میکند .همچنین قرارداد باید در نسخه ای با شرح نوشتاری یا برنامه زمابندی به صورت گرافیکی تهیه شود تا جدول زمان بندی پروژه را تعیین نماید
دستمزد طراحی داخلی
مذاکرات مالی بستگی به چگونگی توافق طراح و کارفرما بر ساختار دستمزد دارد .اغلب نظام های طراحی ،به سبب ماهیت متفاوت پروژه ها ،چیزی بعنوان دستمزد متعارف یا استاندارد برای طراحی وجود ندارد .برای مثال پروژه ای از یک بازسازی مختصر تا یک طرح نوسازی ویژه تغییر می یابد و بهتر است دستمزد براساس کار ساعتی سنجیده شود .از سوی دیگر ،ممکن است در یک پروژه عظیم تجاری ،در نظر گرفتن دستمزد براساس واحد سطح (متر مربع /فوت مربع )باشد که نشان میدهد اغلب طراحان از میان شیوه های متفاوت برای ساختار دستمزد ،یکی و یا هردو را در ترکیب با هم انتخاب میکنند و دستمزد ها را در انطباق با خواسته های کارفرما تنظیم می کنند
تا همین اواخر ،شیوه امانی پرکاربرد ترین ساختار دستمزد برای طراحان بود اما اکنون مرسوم شده که طراحان از نرخ ساعتی برای خدمات طراحی و نرخ امانی برای برونداد طراحی استفاده میکنند .در اغاز هم ،طراح درخواست پیش پرداخت می دهد .پیش پرداخت پولی است که توسط کارفرما برای شروع کار فرایند طراحی و در هنگام امضای قرارداد پرداخت میشود و از صورت نهایی پروژه کسر خواهد شد.
استخدام مشاور طراحی داخلی
استاندارد مشخصی برای استخدام مشاوران در یک پروژه طراحی داخلی وجود ندارد .بهره گیری از مشاوران بستگی به ابعاد ،نوع و دامنه فعالیت ها در پروژه دارد .برای مثال ،نورپردازی در بازسازی یک اشپزخانه مهم است اما نیازی به افزودن طراح روشنایی در گروه طراحی نیست اما اظهار نظر فنی کارشناس نورپردازی برای پروژه گالری هنری ضروری است .پیشنهاد به کار گرفتن مشاوران به کارفرما از مسئولیت های طراح است .